Digitalisierung in der Kreisverwaltung

Seit einigen Jahren verfolgt der Kreis bereits eine E-Government-Strategie. Mit der Einführung der elektronischen Akte in verschiedenen Organisationseinheiten und elektronischen Formularen sowie einer zentralen Scanstelle sind bereits erste Erfolge vorzuweisen. Über das Serviceportal können Bürgerinnen und Bürger bereits viele Angelegenheiten online erledigen. Darüber hinaus entwickelt der Kreis mit dem Projekt AgilKom eine digitale Personalführung. Es werden Methoden des agilen Arbeitens und Führens für die Verwaltung, z. B. Führung auf Distanz bei mobilem Arbeiten und Home-Office, entwickelt und in sogenannten "Lern- und Experimentierräumen" erprobt und angewendet.

E-Government

Was bedeutet E-Government für Bürgerinnen und Bürger? Der Begriff "E-Government" bedeutet frei übersetzt elektronische Behördendienste und steht für eine moderne und effiziente Verwaltung. Alle Verfahrensschritte vom Antrag bis zur Erledigung eines Anliegens können mehr und mehr online, papierlos und idealerweise ohne persönliche Vorsprache bei der Kreisverwaltung Soest erledigt werden.

Die elektronische Abwicklung bringt nicht nur für die Bürgerinnen und Bürger Veränderungen. Vor allem innerhalb der Verwaltung werden sich Arbeitsabläufe und Kommunikationswege verändern. Dies alles kann nicht von heute auf morgen umgesetzt werden. Neben den technischen Voraussetzungen und den notwendigen personellen Ressourcen für die Umsetzung der einzelnen Projekte müssen auch rechtliche Vorgaben berücksichtigt werden. E-Government ist als Prozess zu verstehen, in dem Schritt für Schritt die internen Abläufe (z. B. elektronische Akte) und die externen Abläufe (z.B. elektronische Formulare) verändert werden. Insgesamt ist E-Government ein sehr komplexes Thema. Es besteht aus vielen "Bausteinen", die ineinander greifen.

Mit dem Prozess der digitalen Transformation werden in der öffentlichen Verwaltung neue technologische Grundlagen geschaffen, die die Verwaltungsprozesse grundsätzlich verändern (Home-Office, mobiles Arbeiten, etc.). Im Rahmen des Projekts AgilKom werden mit zwei kommunalen Praxisorganisationen konkrete Lösungsansätze für diese anstehenden technologischen und organisationalen Veränderungsprozesse entwickelt. Neben dem Kreis Soest, ist auch die Stadt Essen als Praxispartnerin beteiligt. Unter wissenschaftlicher Leitung der FOM Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) und wissenschaftlicher Begleitung der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg (OvGU) erfolgt die Umsetzung des Projekts mit Unterstützung des Personalrats der Praxispartnerin und des Praxispartners, zusammen mit dem Deutschen Landkreistag und der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft.

Bei der Kreisverwaltung Soest soll innerhalb der Projektlaufzeit ein neues Konzept zur Führung und Führungskultur entstehen, welches mit Mitarbeitenden der Kreisverwaltung aus unterschiedlichen Bereichen und Hierarchieebenen entwickelt wird. Dazu werden Methoden des agilen Arbeitens für die Verwaltung adaptiert und in sogenannten "Lern- und Experimentierräumen" erprobt und angewendet (weitere Informationen unter www.experimentierräume.de). Durch die aktive Mitgestaltung der Beschäftigten des Kreis Soest bei der Neudefinition von Führung (u.a. Führung auf Distanz) und allen Projektbeteiligten kann das Potenzial der Digitalisierung genutzt werden, um die Flexibilität und Effizienz der öffentlichen Verwaltung zu erhöhen. Die entstehenden Projektergebnisse liefern Erkenntnisse und Impulse, die als Best-Practice-Beispiele anderen Kommunen sowie Landes- und Bundesbehörden zur Verfügung gestellt werden.