Es handelt sich um einen der wichtigsten Bestände im Kreisarchiv Soest. Er umfasst 1.594 Akten aus den Jahren 1817 bis 1940. Die Akten sind in Umschläge in preußischer Fadenheftung eingenäht und weisen ein größeres Format („Folio-Format“) als die heute üblichen Akten auf. Im Gegensatz zu gedruckten Büchern sind Akten immer Unikate, sie sind also einzigartig.
Der Bestand dieser landrätlichen Akten ist die zentrale Überlieferung zur Geschichte des ehemaligen Kreises Lippstadt und seiner Städte und Gemeinden. Er enthält Informationen zur landrätlichen Verwaltung und zur Polizeiverwaltung, zu kommunalen Bauten, Post und Eisenbahn, Gewässer, Steuern, Handel, Gewerbe, Industrie und Sparkassen. Insbesondere dokumentiert sich dort der Straßen- und Wegebau im Kreis Lippstadt, die Landwirtschaft, kirchliche und schulische Bauten sowie Vereine und das Gesundheitswesen. Im Vergleich zu den Unterlagen anderer Landratsämter sind die Unterlagen sehr geschlossen vorhanden, es hat kaum Kriegs- oder andere Verluste gegeben.
„Doch der Zahn der Zeit ist an diesen Akten nicht spurlos vorübergegangen, so dass nun Maßnahmen zur Erhaltung des Bestands erforderlich wurden“, erläutert Kreisarchivarin Beatrix Pusch. In den vergangenen beiden Jahren wurden die Akten bei externen Dienstleistern gereinigt. Auch konnte ein kleinerer Befall von Schimmelpilz beseitigt werden. Eine weitere Herausforderung bildete der Säurefraß. Mit Beginn der industriellen Papierproduktion Mitte des 19. Jahrhunderts und der damit einhergehenden Verwendung von Holzschliff wurden Säuren in die Papiere eingetragen, die das Papier verspröden lassen und langfristig zerstören. Daher wurden alle Akten beim Zentrum für Bucherhaltung in Leipzig einem Verfahren zur Massenentsäuerung unterzogen, mit dem das brüchige Papier entsäuert und verfestigt wird. Abschließend wurden die Akten im Kreisarchiv Soest neu verpackt. Dazu waren eigens säurefreie Archivkartons in Sondergröße gefertigt und beschafft worden.
Finanziert werden konnten diese Maßnahmen durch Zuschüsse aus Bundes- und Landesmitteln. Die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts gewährte eine Förderung in Höhe von 31.489 Euro aus dem Sonderprogramm der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien, mit dem Projekte für die Erhaltung national wertvollen schriftlichen Kulturguts, das aus wissenschaftlicher oder historischer Sicht von überregionaler Bedeutung ist, gefördert werden. Weitere Mittel in Höhe von 9.600 Euro kamen vom Land Nordrhein-Westfalen, das im Rahmen der Landesinitiative Substanzerhalt nicht nur finanzielle Mittel zur Verfügung stellt, sondern durch die Finanzierung der Fachkräfte im LWL-Archivamt auch eine unverzichtbare restauratorische Beratung und Betreuung gewährleistet. Der Kreis Soest stellte im Rahmen seiner Pflichtaufgabe, die die Erhaltung des wertvollen Archivgutes in originaler Form umfasst, Eigenmittel in Höhe von 21.889 Euro bereit.
Bis auf wenige Akten, die noch bis zum Jahresende zurückerwartet werden, ist nun der komplette Bestand gereinigt, entsäuert und umverpackt worden, lagert unter guten klimatischen Bedingungen im neu erbauten Archivmagazin des Kreisarchivs Soest und bleibt so hoffentlich „fit für die Ewigkeit“.
Da der Bestand der landrätlichen Lippstädter Akten bereits vor vielen Jahren in das Bundessicherungverfilmungprogramm aufgenommen worden war, sind alle Archivalien auch mikroverfilmt. Die Archivnutzer können somit im Lesesaal des Kreisarchivs diese Mikrofilme am Mikrofilmscanner einsehen und Kopien aus den Akten fertigen, so dass auch damit die wertvollen originalen Archivalien geschützt werden.
