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Kreis Soest | IT und Verwaltungsdigitalisierung
Patrik Neuhaus
E-Mail: organisation@kreis-soest.de
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Nebenbestimmungen
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Hinweise zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Soest
Eingeschränkte Zugangseröffnung nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW.
Allgemeines
Der Kreis Soest bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW).
Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Der Kreis Soest hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.
Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben (z.B. Widersprüchen) unterschieden.
Formgebundene Schreiben und De-Mail
Entsprechend § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform in vielen Fällen durch die so genannte "elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss.
Nach vorheriger Absprache ist der Kreis Soest in der Lage, verschlüsselte und signierte E-Mails anzunehmen.
Der Kreis Soest ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich. Die zentrale Eingangsadresse ist: post@kreis-soest.de-mail.de. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.
E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte angenommen. Dateien in zulässigen Dateiformaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt der Kreis Soest nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.
Einfache formlose Schreiben
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an den Kreis Soest per "einfacher" E-Mail ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich. Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:
- E-Mails können Sie an die E-Mail-Adresse info@kreis-soest.de oder direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie im Auskunftssystem der Kreisverwaltung Soest.
- Der Kreis Soest nimmt unverschlüsselte E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an.
- E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen: Unformatierte Textdateien (*.txt, *.rtf); Microsoft Word und Microsoft Excel Office 2010 und ältere Versionen; PDF-Dateien (*.pdf); Bilddateien (*.jpg, *.gif, *.tif, *.bmp).
- Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
- Wenn in den Dokumenten automatisierte Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) enthalten sind, kann dies dazu führen, dass die E-Mail nicht angenommen wird.
- Nicht lesbare Dateiformate werden - soweit möglich - an die Absenderadresse zurückgeschickt.
- E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte angenommen.
- Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (z. B. als ZIP-Archiv gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt der Kreis Soest nur als nicht selbstentpackende Archive entgegen.
- Wenn Sie per E-Mail an den Kreis Soest herantreten, werden wir Ihnen per E-Mail antworten, wenn es sich um allgemeine Informationen handelt. Vertrauliche Daten werden von uns zu Ihrem eigenen Schutz nicht per E-Mail versendet. In diesem Fall antworten wir Ihnen auf dem Postweg.
- Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr und der Verwendung von SPAM-Filtern kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.
Besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPO)
Ab dem 01.01.2022 sind Kommunen gemäß der elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) verpflichtet einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden vorzuhalten. Dies erfolgt über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo).
Gem. § 55d VwGO sind sogenannte "professionelle Einreicher" (Behörden und Rechtsanwälte) verpflichtet vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronische Dokumente zu übermitteln. Dies gilt analog auch in anderen Prozess- und Gerichtsordnungen (u.a. § 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46 ArbGG, § 65d SGG und § 52d FGO).
Auch andere Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs (wie bspw. beA, beN, etc.) können das beBPo ebenfalls für die sichere Kommunikation mit dem Kreis Soest verwenden. Es ist jedoch zu beachten, dass Vorgänge die die gesetzliche Schriftform voraussetzen oder auch Rechtsfristen in Gang setzten wie bspw. Widersprüche,etc. die entsprechenden Mitteilungen sowie Anlagen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen.
Beachten Sie ebenfalls dass eine Kommunikation zwischen dem beBPo und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die De-Mail-Adresse (siehe dazu auch den Beitrag "Formgebundene Schreiben und De-Mail).
Das beBPo des Kreises Soest finden Sie im Adressbuch unter "Kreis Soest".
Soziale Netzwerke
Der Kreis Soest hat für De-Mail (post@kreis-soest.de-mail.de) den Zugang der elektronischen Kommunikation eröffnet. Es gelten die besonderen rechtlichen Anforderungen für den elektronischen Rechtsverkehr. Die Kommunikation über soziale Netzwerke stellt keine Zugangseröffnung im Sinne des § 3 a VwVfG dar. Eine Nutzung der sozialen Netzwerke im Rahmen von Verwaltungsverfahren oder eine sonstige rechtsverbindliche Nutzung ist ausgeschlossen.
Quellenangaben zu verwendeten Bildern auf Websites des Kreises Soest
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- Katze auf einem Feld. Foto: Marcel Röglin
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- Sonnenuntergang am Hafen, im Vordergrund ein Boot. Foto: Björn Winkelmann – Kreis-Fotowettbewerb 2012
- Montgolfiade im Nebel. Foto: Marcel Röglin/Kreis Soest
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- Ein frostiger Morgen an einem Flusslauf. Foto: Cederic Mester – Kreis-Fotowettbewerb 2012
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